公司注销后会计资料的管理问题

发布时间 2014-10-03

内容摘要:公司注销后公司账簿、会计凭证等会计档案和重要文件的如何保存与管理,是公司注销后面临的重要问题,本文就此问题依据现行法规对此进行深入探讨论述。

关键词:公司注销  会计资料 保存

 

《公司法》规定,公司注销必须履行“解散—清算—注销登记”三项程序。公司解散是公司清算的原因,也是清算的前置性程序,而清算又是公司注销的前置性程序。公司只有经过上述三项程序,才能使其法律人格和各种权利义务归于消灭。经注销登记并公告后,公司终止。我们可以将公司注销登记日理解为公司终止日。那么公司注销后,公司的会计档案资料及重要文件该如何保存管理,本文就此问题依据现行法规对此进行深入探讨论述。

一、公司注销后原公司会计资料的保存管理

公司注销后面临的重要问题是公司账簿和文件的保存问题。账簿和文件记录着公司在存续期间的一切事务,是极其重要的,不能轻易毁损。但我国法律对此没有明确规定,如由谁保管,保管多长时间,公司原股东是否有权查阅等,不管是《公司法》,还是《档案法》和《会计法》都对这个问题未作具体规定?!痘峒品ā分挥小盎峒破局?、会计账簿、会计报表和其他会计资料”应当按照国家有关规定建立档案,妥善保管?;峒频蛋傅谋9芷谙藓拖侔旆?,由国务院财政部门会同有关部门制定,这些规定了会计档案的保存。对此,国外的立法为我们提供了借鉴:德国《股份有限公司法》规定清算结束后,“公司的账簿和文件应在一个由法院指定的可靠地点保管10年”;日本《商法典》规定“公司的账簿及有关营业清算的重要文件,于本公司所在地清算完结登记后,应保存10年,其保存人由过半数的股东确定”。因此结合当前实务操作,建议由法人股东(或大股东、或股东会决定指定一名股东)负责保存管理会计档案资料不少于15年,唯有这样保管,是比较合情合理,又合法。

二、公司注销后其他重要文件的保存管理

公司一旦被注销后,其法律人格即告消灭,那么谁是保存公司重要文件的主体呢? 综合世界各国法例,无非两种保存主体:一是官方主体,即法院或其他官方机构,;二是在原股东中确定,即私主体。从我国公司登记和注销的机构和程序来看,法定的机构是工商行政管理机关。我国公司注销又很少通过法院的程序来完成,因此,为了监督和操作方便,建议在公司注销后,应将公司在存续期间的重要文件(公司章程,租赁合同、股东会决议等)交由原公司登记机关保存为宜。同时原股东(指定)应保留其相应的复印件为宜。

三、总结语

综上所述,公司注销后其会计档案资料及重要文件应由股东会决议指定一名股东负(或法人股东)责保存管理,保管期限主要依据是《会计档案管理办法》,由国务院财政部门和国家档案局会同制定, 因会计档案的重要程度不同,其保管期限也有所不同, 根据其特点,分为永久、定期两类,具体规定如下:

永久档案即长期保管,不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种?;峒频蛋傅谋9芷谙?,从会计年度终了后的第一天算起。

1、需要永久保存的会计档案有:

年度决算财务会计报告; 资本金、股金及股权明细; 开销户登记簿; 客户挂失申请书、挂失登记簿、补发凭单(卡)收据; 账销案存的清单或资料; 会计档案保管登记簿、销毁清册; 7有价单证、业务公章销毁清册; 机构变动交接清册; 有权机关查询、冻结及扣划书; 己用凭证、账簿登记簿; 会计系统数据移植日的所有会计档案; 会计初始环境文本、 基础数据维护修改有关记录、 文件; 其他需要永久保管的档案。

2、保管期限为25年的会计档案有:

现金和银行存款日记账;税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账。

3、保管期限为15年的会计档案有:

会计凭证类;总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款);会计移交清册;行政单位和事业单位的各种会计凭证;各种完税凭证和缴退库凭证;财政总预算拨款凭证及其他会计凭证;农牧业税结算凭证;会计移交清册。

4、保管期限为10年的会计档案有:

各收入机关编送的报表;财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、缴库退库凭证、基本建设拨货款年报;税收会计报表(包括票证报表)。

5、保管期限为5年的会计档案有:

中期财务会计报告(月度、季度、半年度 报表及附件、说明);关联企业往来清单; 银行对账回单; 固定资产卡片、固定资产报废清理后卡片;客户申请办理电子支付业务的基本资料、协议; 其他需要保管五年的会计档案。

6、保管期限为3年的会计档案有

企业内部不定期统计报表;会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料;流水账; 其他需要保管三年的会计档案。

 

 

本文作者简介:潘宇斌先生,会计学博士、MBA毕业,高级会计师,执业注册会计师,中国会计学会和广东会计学会高级会员,曾任广东省大型国企财务总监和监事会主席,现任广州博达财税公司董事长兼总裁。新浪微博 @广州博达财税潘宇斌及微信公号:bodatax

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